¿Cómo implementar el “Home Office” sin afectar la productividad?

El Home office (teletrabajo) no es una tarea tan fácil como parece, lo importante es saber que al implementarlo es esencial entender un cambio de mentalidad tanto de los colaboradores como de los líderes de área en aspectos técnicos.

Entre lo relevante, se tendrá que considerar lo relacionado a medir la productividad, lo cual significa, administrar el trabajo que realizamos, medir nuestros avances y tener una buena  gestión de comunicación con nuestro equipo.

Si realmente  se  quiere aumentar el rendimiento, la tecnología es nuestra verdadera aliada, existen varias plataformas y herramientas muy útiles para optimizar la comunicación y tener un trabajo remoto seguro, que permita conectarse de manera eficiente:

  • Teams de Microsoft

Plataforma de trabajo colaborativo. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluye Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.

  • Meet

Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google para entornos empresariales. La plataforma forma parte del conjunto de apps G Suite, y permite agendar videoconferencias y generar códigos de reuniones para tener un mayor control de las personas que deben asistir a una junta determinada.

  • Skype

La versión gratuita de Skype permite hacer video llamadas de hasta 50 personas. Igualmente, para llamadas de audio se puede conectar hasta 25 personas de forma simultánea. El servicio también habilita la opción de grabar la video llamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.

  • Zoom

La aplicación permite hacer video llamadas por medio de reuniones grupales, grabar las sesiones y compartir pantalla. En la versión gratuita se pueden generar encuentros de hasta 40 participantes, aunque las reuniones están limitadas a 40 minutos.

También debemos considerar que se necesita hacer un cambio en el control del trabajo de los colaboradores, dado que el seguimiento de las tareas diarias ya no puede ser exclusivamente por horarios, sino por tareas cumplidas que propicien el aumento en la productividad y un mejor balance entre los intereses personales y profesionales.

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Es por ello que lo mejor es organizarse y contar con las herramientas necesarias para el home office:

Plantillas de trabajo para Home Office pueden ser una herramienta genial a la hora de organizar el trabajo en remoto o  home office. Gracias a ellas puedes tener todo controlado, desde la jornada laboral hasta la gestión de proyectos. Ej.  Plantilla Excel control de tareas

Diagrama de Gantt

Es un cronograma de un proyecto o sistema de desglose de trabajo que sirve como hoja de ruta para abordar un proyecto según unos plazos determinados. Este ayuda a implantar un flujo de trabajo ágil, algo indispensable en el trabajo por proyectos. Te ayudará a realizar un seguimiento eficaz de tus proyectos y de las tareas de cada uno de los miembros de tu equipo.

Plantilla de control horario y jornada

Para trabajar desde casa se ha de tener una muy buena organización, y ya no de tareas, sino también del tiempo. Ser consciente de nuestra jornada laboral y de nuestro horario resulta indispensable para no terminar haciendo horas de más o trabajo de menos.

¿Qué factores debes analizar para saber si están listos tus trabajadores para trabajar desde casa? Realiza esta cuestionario de autoevaluación si quieres implantar el trabajo remoto y no fallar en el intento. Un modelo de trabajo que aboga por la conciliación familiar y laboral.

Además de las plataformas y herramientas mencionadas también se requiere agilizar el trabajo remoto, por lo que, es necesario que un técnico en sistemas verifique el nivel de instalación con que cuenta el colaborador de home office en su domicilio, la velocidad del internet, la seguridad en transferencia de datos y  la posibilidad de estar conectados permanentemente:

  • Conexión de Internet debe ser confiable y de buen alcance
  • Protección de datos personales y empresariales
  • Cuidar de la propiedad intelectual
  • Establecer las restricciones sobre uso de programas Informáticos
  • Disponer de Soporte técnico que apoye vía electrónica al personal de home office
  • Crear una estrategia de seguridad y confidencialidad de la información.
  • Respaldo de datos de home office

Si requieres apoyo o asesoría para contratar y administrar a tus empleados en este nuevo esquema de Home Office, visita nuestro sitio web, en Great Team tenemos la solución adecuada para tu empresa:  www.greatteam.mx/home-office

Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

El Home Office y la Ley Federal del Trabajo (LFT) ¿Tu empresa cumple con ella?

El trabajo a distancia o Home Office se encuentra regulado de manera específica en la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el artículo 311 y lo define como Teletrabajo, es considerado como “trabajo a domicilio” y se realiza a distancia utilizando tecnologías de la información y comunicación.

Es importante precisar la diferencia que existe entre la persona Freelance y el empleado Home Office, el primero es la persona que en forma independiente y autónoma realiza para otros un trabajo, sin subordinación económica y sin encontrarse sujeto a un horario de labores o bajo la dirección de un superior jerárquico, el empleado Home office trabaja para un patrón, quien lo contrata y paga y el trabajo lo realiza en su domicilio.

También es muy relevante considerar que no todos los puestos se adaptan a Home Office, ya que no todos implican responsabilidades específicas que requieren de la modalidad de autogestión, tampoco todos los colaboradores de la empresa disponen de las competencias propias que demanda el perfil del trabajo en casa, igualmente se debe evaluara si el empleado dispone del espacio apropiado y saludable para realizar el trabajo exigido.

Ahora bien, el Home Office no modifica las condiciones de trabajo tales como actividades, horarios y salario, únicamente modifica el lugar en el que se desempeñarán dichas actividades. Tampoco exige pago a tiempo extraordinario y los empleados, deberán recibir el mismo trato que el personal de oficina, en igualdad, remuneración, capacitación, formación, seguridad social, acceso a mejores oportunidades laborales, es recomendable que la empresa estipule en un documento legal y firmado por la empresa y el empleado, el trabajo de home office (trabajo en casa) en el cual se establecen los términos y condiciones de este esquema:

 

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La Secretaria del Trabajo y Previsión Social (STPS) también requiere se haga un registro de patrones del trabajo a domicilio en la Oficialía de partes de la Dirección General de Inspección del Trabajo Federal y se lleve un Libro de Registro a domicilio, de observación por parte de la autoridad laboral.

Si requieres asesoría para la contratación de tus colaboradores en el esquema de Home Office o prefieres que nosotros nos hagamos cargo de todos los contratos y administración de tu personal en este esquema, ¡Contáctanos!: www.greatteam.mx/contactanos

Artículo por:  Lic. Luz del Carmen García
Socio Consultor
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

OUTSOURCING ¡Una buena opción para contratar personal en la época del COVID19¡

Con la llegada del COVID 19, una de las principales preocupaciones que enfrentan las pequeñas y medianas empresas es poder llevar a cabo la contratación de personal sin tener la certeza de saber si lograran contrarrestar los efectos económicos.

Por lo mismo, es de suma importancia que las empresas y/o negocios recurran a la opción de la subcontratación de personal por medio de un Outsourcing legal, que les brinde la confianza y tranquilidad en la prestación de este servicio.

Beneficios que ofrece el Outsourcing:

  • Contar con la experiencia en la administración de personal, tipos de contratos, jornadas de trabajo y planes de compensación salarial.
  • Reclutamiento y Selección de personal operativo, de tecnología,  administrativo gerencial.
  • Inscripción y registro de empleados en el IMSS y RFC.
  • Manejo de nómina y Seguridad social del personal.
  • Soporte laboral y fiscal en la contratación de personal.
  • Otorgamiento de beneficios a los colaboradores, sociales, recreativos y de vida.

La contratación de los servicios de un Outsourcing se realiza con la finalidad de poder delegar a un tercero un trabajo especializado que le permita a la empresa enfocarse esencialmente a la principal actividad de su negocio.

Al llevar a cabo la contratación de este servicio se debe tener presente, que ambas partes son  responsables solidarios entre sí en relación al trabajador. Por esta razón es de suma importancia que el contratante beneficiario del servicio, se cerciore del cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia del Outsourcing y aplique de manera correcta su deducción de ISR y acreditamiento de IVA.

COVID19

Al contratar los servicios de subcontratación también es  importante conocer e identificar todas las obligaciones fiscales, de seguridad social y laboral que debe cumplir un Outsourcing legal:

  • La primera de ellas es tener presente que la contratación de los servicios de un outsourcing, no podrán abarcar la totalidad de las actividades, iguales o similares en su totalidad, los cuales deberán justificarse por su carácter especializado.
  • La segunda es cerciorarse que los proveedores de servicios de Outsourcing no se encuentren en la relación de contribuyentes no localizados, incumplidos, con adeudos fiscales o aquellos que realizan operaciones inexistentes conocidos como EDOS o EFOS.
  • La tercera es verificar que el Outsourcing cumpla de manera correcta y oportuna el entero de las retenciones de ISR de los empleados, el pago del IVA trasladado, así como el pago de las cuotas de seguridad social.
  • La cuarta es comunicar trimestralmente ante el IMSS e INFONAVIT la celebración de los contratos de subcontratación laboral por el contratista y por el contratante.
  • Por último, al considerarse la subcontratación laboral como una actividad vulnerable existe la obligación de informar de manera mensual en el portal de prevención de lavado de dinero, las operaciones celebradas con los contratantes y no ser considerados recursos de procedencia ilícita.

Por lo anteriormente explicado,  antes de llevar acabo la contratación de los servicios de subcontratación; es imprescindible cerciorarnos que la empresa tenga el conocimiento de las obligaciones que debe cumplir como Outsourcing y que efectivamente las lleve a cabo. Dichas revisiones podrá realizarlas el contratante de manera trimestral para confirmar el cumplimiento correcto y puntual del Outsourcing.

Articulo por:
C.P. Manuel Vázquez Nava
Grupo Great Team.
www.greatteam.mx

Las 16 habilidades laborales más demandadas en la actualidad.

Iniciemos confirmando que una habilidad la tiene una persona cuando es capaz de realizar una tarea, mientras que una competencia es cuando esa tarea se realiza con experiencia y conocimiento.

Se presenta un futuro diferente en la manera que veníamos trabajando, así que tanto emprendedores, colaboradores y empresas tendremos que adaptarnos a un nuevo panorama y, para enfrentarlo, deberemos desarrollar competencias necesarias para hacer una transformación.

El mercado laboral automatizado y digital se intensificará, por lo que desarrollar habilidades tecnológicas será esencial, aunque sin dejar de lado las soft skills o habilidades blandas, mismas que se cotizarán al alza.

 

Habilidades tecnológicas (fuertes)

 

  • Python. lenguaje de programación de código abierto, orientado a objetos, fácil de entender, similares a Java o Ruby.
  • Javascript lenguaje de programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se define como orientado a objetos, ​ basado en prototipos, imperativo, débilmente tipado y dinámico.
  • Typescript. lenguaje de programación libre y de código abierto desarrollado y mantenido por Microsoft.
  • React Native marco de aplicación móvil de código abierto creado por Facebook. Se utiliza para desarrollar aplicaciones para Android, iOS, Web y UWP
  • Firebase plataforma para el desarrollo de aplicaciones web y aplicaciones móviles
  • React (Web).  librería Javascript focalizada en el desarrollo de interfaces de usuario.

Habilidades blandas

 

  • Pensamiento crítico, aplicamos el pensamiento crítico para intentar discernir la realidad de lo que nos dicen y percibimos a partir del análisis de los razonamientos para explicar lo científico.
  • Creatividad, en un mundo el que “todo está inventado”, las empresas se interesan por captar a los profesionales más creativos, con ideas originales y que aportan ingenio a sus productos y servicios.
  • Innovador, las organizaciones buscan contar con profesionales que dejen a un lado los miedos y se atrevan a dar pasos hacia adelante, proponiendo ideas innovadoras.
  • Espíritu colaborativo, Una personalidad abierta y colaboradora atrae y fideliza clientes
  • Capacidad de adaptación, los colaboradores más demandados son precisamente los que se muestran dispuestos a salir de su zona de confort
  • Resiliencia, las empresas buscan profesionales que no se asusten ante la adversidad y que, además, sepan sortearla con creatividad, saliendo fortalecidos
  • Tolerancia al estrés, especialmente dentro del área de servicios, ser capaz de trabajar bajo ciertos niveles de estrés y presión es fundamental para llegar a los objetivos marcados
  • Autonomía, las compañías buscan profesionales en los que puedan delegar, de modo que cada cual, en función de su puesto y/o cargo, asuma sus funciones resolutivamente.
  • Liderazgo, las empresas demandan de forma creciente líderes que, lejos de infundir miedo o intimidación, transmitan apertura, empatía y confianza. Mueven a la gente por emociones positivas.
  • Respeto a la Diversidad, las organizaciones buscan incorporar a sus plantillas profesionales que representen la realidad en la que viven, diversa por naturaleza, y que sepan interrelacionarse con todos los públicos sin actitudes ni sesgos discriminatorios.

 

Artículo por:
Lic. Luz del Carmen García
Socio Consultor
Great Team – Excelencia en Capital Humano
www.greatteam.mx

Los nuevos liderazgos en la era del COVID-19

Un reto que tendrán que enfrentar los empresarios será saber gestionar la crisis, además de demostrar su habilidad de reconstruir y confirmar su gran capacidad de liderear. La confianza será una herramienta relevante con la que tendrán que luchar por su negocio en conjunto con sus colaboradores, clientes, socios y proveedores para capitalizar y salir fortalecidos.

¿Cómo se podría entonces, gestionar mejor esta crisis?

Para que los colaboradores participen de forma activa, positiva y con entusiasmo, dependerá de la habilidad de influencia que el líder transmita para persuadir y convencer a su equipo de la importancia de permanecer integrados para alcanzar las metas que dispusieron para la organización.

Un auténtico líder sabrá impulsar su negocio ante un entorno de crisis, fomentando nuevas ideas y formas de trabajar, recompensando los esfuerzos diarios para ser cada día mejores y practicando un conjunto de nuevas capacidades y competencias centradas tanto en los colaboradores como en la empresa.

Centrarse en los colaboradores beneficia a la empresa

  1. Pensar en los colaboradores como base del liderazgo post coronavirus, ayudará a superar con más prontitud la nueva situación, identificando a los colaboradores más resilientes y apoyándose en ellos, ya que son capaces de sobrellevar las adversidades con actitudes positivas, perseverancia y tenacidad. La resiliencia no es solo un concepto más dentro de la psicología laboral, sino es una gran herramienta que otorga una ventaja competitiva a la empresa, para atravesar situaciones que generan frustración y resistencia, de manera efectiva, convirtiendo cada momento difícil en una oportunidad de crecimiento.
  2. Interés en las personas, solidaridad y empatía con los “miedos” de todos los colaboradores de la empresa, cada uno, desde sus trincheras, tiene sus propias angustias. En la medida que el líder y los colaboradores traduzcan los esfuerzos en ayudarse mutuamente, las amenazas del desastre y la emergencia podrán aminorarse aplicando los conceptos de trabajo en equipo y colaboración.
  3. Potenciar el talento de los colaboradores, actualmente el activo más importante para las empresas es su capital humano, lo cual nos lleva a implementar un Plan de Desarrollo que nos permita detectar con oportunidad las habilidades que nuestros colaboradores disponen para mejorar y desarrollar conocimientos y aptitudes que incrementen el valor de la empresa.
  4. Comunicación, la clave para liderar de forma efectiva es tener claro el por qué se está comunicando y tener un proyecto que se transmitirá con transparencia, de forma serena y concisa. Si tenemos que transmitir algo relevante, hagámoslo de manera sencilla, con responsabilidad, precisión y siempre aportando valor.
  5. Escucha activa, estimula la participación y genera un clima en el que las ideas y las demandas pueden ser valoradas a través del diálogo, la participación y aportación de ideas en las cuales no se había pensado para resolver en consenso. Ser escuchado, sobre todo en situaciones de crisis y en su debido momento genera tranquilidad.
  6. Identificar los puntos críticos, ¿Qué es prioritario? Analizar riesgos de integridad física a lo largo de la cadena de valor, ¿Quiénes de mis proveedores, clientes, aliados están expuestos a riesgos de salud por infectarse dada la naturaleza de sus actividades? Además de comprender sus prioridades de recuperación, las empresas bien informadas están más equipadas para seleccionar las estrategias apropiadas para realizarlas. La forma en que una organización decida recuperarse puede depender tanto de la información como de la capacidad para adaptarse a los nuevos tiempos.

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Centrarse en la organización beneficia a los clientes

  1. Resiliencia organizacional, habilidad que tienen las empresas para sobreponerse a circunstancias desfavorables, la capacidad de la organización para absorber choques e impactos profundos sin perder la capacidad de cumplir su misión. Existen cada vez más empresas que capacitan y contratan a sus empleados en el progreso de la resiliencia con el propósito de que todos se superen día a día no sólo en las competencias técnicas sino en lo emocional para mejorar el clima laboral y enfrentar cualquier crisis.
  2. Confianza en delegar, sin confianza no podemos esperar que las personas se movilicen en busca de valor añadido para hacer destacar nuestro negocio por encima del resto de ofertas que hay en el mercado. Delegar no significa controlar el trabajo de una persona sino crear una sinergia para compartir la responsabilidad en el resultado final.
  3. Tomar riesgos, los directivos de la empresa deben realizar un mapa de riesgos con análisis exhaustivo que incluya desde los posibles impactos en las líneas de ingresos, además de controlar las acciones que llevan a cambio sus competidores. Analizar las distintas variables que puedan afectar los estados financieros de la compañía (reducción de costos, manejo de efectivo a través del ahorro en gastos) e incluso, en un escenario más complejo, la activación de palancas de generación de liquidez a través de medidas como la venta de activos o el apalancamiento.
  4. Evaluación sistémica de las cargas ocupacionales con base en dos factores: dominio de nuevas destrezas y maximización de la interrelación productiva. La estimación de la carga de trabajo requiere una correcta identificación de la relación entre la situación de trabajo y las exigencias de orden fisiológico.
  5. Mantener vigentes los valores organizacionales, en donde los conceptos estratégicos, misión, visión y valores toman relevancia por su efectividad. Los miembros del grupo deben ejercerlos por convicciones propias y no por ordenanzas, cada colaborador tiene que estar seguro de que actúa bajo las normas de conducta que le puede favorecer tanto a él como al resto del grupo.

Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Capital Humano
www.greatteam.mx

La NOM-035 ¿oportunidad o desafío?

A partir del 2019 entró en vigor la NOM-035-STPS-2018, es importante mencionar que no se trata de una certificación, sino de una normatividad, muchas empresas decidieron dejarlo “para más adelante” y otras cumplieron. Sin embargo (o con embargo) el “más adelante” ya nos alcanzó, y a partir de octubre 2020 todas las empresas en el país deben cumplir con esta norma, desde la que tiene un trabajador hasta las que tengan muchos más.

Ahora bien, en situaciones de crisis, surgen oportunidades que podemos aprovechar, actualmente los empresarios como líderes de sus negocios, son más necesarios que nunca para vencer la crisis provocada  por el Covid-19, se requiere en forma indispensable que los directivos alienten los esfuerzos individuales y colectivos de sus colaboradores. Tienen la posibilidad de realizar un trabajo que habían postergado y que ahora es inevitable realizar con sus equipos de trabajo, formando vínculos de confianza para enfrentar el impacto de la crisis sanitaria, desarrollando la empatía, utilizando la honestidad y siendo sensibles ante el manejo del estrés que seguramente algunos de sus colaboradores tendrán en un alto nivel.

Si México antes de la crisis sanitaria, estaba catalogado entre los países con más estrés en el mundo por la Organización Mundial de la Salud (2017) quién indicaba; el 75% de los trabajadores en México padecen estrés, China en segundo lugar con un 73% y le sigue Estados Unidos con un 59%, lo más probable es que las cifras hayan aumentado para estas fechas.

Con lo anteriormente planteado, es de suma importancia, actuemos conscientemente de esta situación y hagamos algo para detener el estrés, ya que impacta en la productividad y en las reacciones físicas y mentales de las personas que las sufren cuando se ven sometidas a diversos factores externos y no disponen de la capacidad suficiente para enfrentarse a ello y como consecuencia tienen un alto impacto.

La Norma 035 tiene como objetivo identificar, prevenir y canalizar los riesgos psicosociales de los trabajadores de la empresa, además genera ventajas al implementarla e identifica en su organización a personas con enfermedades derivadas del estrés laboral. Obtengamos un beneficio mutuo, adoptándola de una forma positiva y permitiéndonos darle mejor calidad de vida a nuestros colaboradores.

El estrés es una respuesta muy humana ante una situación de crisis como la que estamos viviendo, reflejándose de diversas formas en los colaboradores:

  • Laboralmente, emocionalmente con miedo, irritabilidad, intolerancia, aumento de quejas de clientes…
  • Conductualmente, disminución de la productividad, incremento de errores, aumento de tabaco – licor…
  • Cognitivamente, falta de concentración, disminución en la solución de problemas, toma de decisiones…
  • Fisiológicamente, aumento de la presión, obesidad, incremento de enfermedad…

Ahora es muy importante tu cuidado, como líder sólo puedes motivar y transmitir confianza a los demás, sí y solo sí, te encuentras bien contigo mismo. Normalmente, nuestra agenda está saturada de actividades y nos deja poco tiempo para la reflexión. Aprovecha la situación de confinamiento para la introspección. Piensa en tu historia personal y date la oportunidad de evaluar tu estrés, los protocolos de prevención son siempre una ventaja competitiva en escenarios de crisis.

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Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Excelencia en Capital Humano
www.greatteam.mx

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