El Home office (teletrabajo) no es una tarea tan fácil como parece, lo importante es saber que al implementarlo es esencial entender un cambio de mentalidad tanto de los colaboradores como de los líderes de área en aspectos técnicos.
Entre lo relevante, se tendrá que considerar lo relacionado a medir la productividad, lo cual significa, administrar el trabajo que realizamos, medir nuestros avances y tener una buena gestión de comunicación con nuestro equipo.
Si realmente se quiere aumentar el rendimiento, la tecnología es nuestra verdadera aliada, existen varias plataformas y herramientas muy útiles para optimizar la comunicación y tener un trabajo remoto seguro, que permita conectarse de manera eficiente:
- Teams de Microsoft
Plataforma de trabajo colaborativo. La versión gratuita brinda chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También reciben colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluye Word, Excel, PowerPoint, y OneNote.
- Meet
Google Meet es la aplicación de videoconferencias de Google para entornos empresariales. La plataforma forma parte del conjunto de apps G Suite, y permite agendar videoconferencias y generar códigos de reuniones para tener un mayor control de las personas que deben asistir a una junta determinada.
- Skype
La versión gratuita de Skype permite hacer video llamadas de hasta 50 personas. Igualmente, para llamadas de audio se puede conectar hasta 25 personas de forma simultánea. El servicio también habilita la opción de grabar la video llamada así como compartir la pantalla con los usuarios con los cuales se está conversando.
- Zoom
La aplicación permite hacer video llamadas por medio de reuniones grupales, grabar las sesiones y compartir pantalla. En la versión gratuita se pueden generar encuentros de hasta 40 participantes, aunque las reuniones están limitadas a 40 minutos.
También debemos considerar que se necesita hacer un cambio en el control del trabajo de los colaboradores, dado que el seguimiento de las tareas diarias ya no puede ser exclusivamente por horarios, sino por tareas cumplidas que propicien el aumento en la productividad y un mejor balance entre los intereses personales y profesionales.
Es por ello que lo mejor es organizarse y contar con las herramientas necesarias para el home office:
Plantillas de trabajo para Home Office pueden ser una herramienta genial a la hora de organizar el trabajo en remoto o home office. Gracias a ellas puedes tener todo controlado, desde la jornada laboral hasta la gestión de proyectos. Ej. Plantilla Excel control de tareas
Diagrama de Gantt
Es un cronograma de un proyecto o sistema de desglose de trabajo que sirve como hoja de ruta para abordar un proyecto según unos plazos determinados. Este ayuda a implantar un flujo de trabajo ágil, algo indispensable en el trabajo por proyectos. Te ayudará a realizar un seguimiento eficaz de tus proyectos y de las tareas de cada uno de los miembros de tu equipo.
Plantilla de control horario y jornada
Para trabajar desde casa se ha de tener una muy buena organización, y ya no de tareas, sino también del tiempo. Ser consciente de nuestra jornada laboral y de nuestro horario resulta indispensable para no terminar haciendo horas de más o trabajo de menos.
¿Qué factores debes analizar para saber si están listos tus trabajadores para trabajar desde casa? Realiza esta cuestionario de autoevaluación si quieres implantar el trabajo remoto y no fallar en el intento. Un modelo de trabajo que aboga por la conciliación familiar y laboral.
Además de las plataformas y herramientas mencionadas también se requiere agilizar el trabajo remoto, por lo que, es necesario que un técnico en sistemas verifique el nivel de instalación con que cuenta el colaborador de home office en su domicilio, la velocidad del internet, la seguridad en transferencia de datos y la posibilidad de estar conectados permanentemente:
- Conexión de Internet debe ser confiable y de buen alcance
- Protección de datos personales y empresariales
- Cuidar de la propiedad intelectual
- Establecer las restricciones sobre uso de programas Informáticos
- Disponer de Soporte técnico que apoye vía electrónica al personal de home office
- Crear una estrategia de seguridad y confidencialidad de la información.
- Respaldo de datos de home office
Si requieres apoyo o asesoría para contratar y administrar a tus empleados en este nuevo esquema de Home Office, visita nuestro sitio web, en Great Team tenemos la solución adecuada para tu empresa: www.greatteam.mx/home-office
Artículo por: Lic. Luz del Carmen García
Great Team – Capital Humano
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